ІНСТРУКЦІЯ

з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах

 

Затверджено наказом Міністерства культури і туризму України

від 03.04.2007 р. № 22

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 23.05.2007 р. за № 530/13797

 

1. Загальні положення

Ця Інструкція регулює порядок обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, який здій­снюють уповноважені структурні підрозділи бібліотеки.

Архівні документи, зібрані в бібліотеці, входять до складу Наці­онального архівного фонду Украї­ни згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та ар­хівні установи». Інструкція поши­рюється на бібліотеки, що перебу­вають у сфері управління Міністер­ства культури і туризму України, управлінь (відділів) культури міс­цевих державних адміністрацій та виконавчих комітетів міських рад.

До обліку бібліотечного фонду висуваються такі вимоги: повнота та достовірність облікової інформації; своєчасне відображення в облікових документах кожного факту надхо­дження І вибуття документів з фонду; узгодженість засобів і форм обліку.

 

2. Основні терміни і поняття

У цій Інструкції терміни вжи­ваються у такому значенні:

- бібліотечний фонд — упоряд­коване зібрання документів, які зберігаються в бібліотеці, а саме:

- книга — видання у вигляді блока скріплених у корінці арку­шів друкованого матеріалу будь-якого формату в обкладинці чи оправі, обсягом понад сорок вісім сторінок;

-    брошура — книжкове ви­дання обсягом від чотирьох до со­рока восьми сторінок;

-    аркушеве видання — ви­дання у вигляді одного чи декіль­кох аркушів друкованого матеріа­лу будь-якого формату без скріп­лення;

-  буклет — видання у вигляді одного аркуша друкованого мате­ріалу, сфальцьованого будь-яким способом у два чи більше згинів;

-  карткове видання - ви­дання у вигляді картки встановле­ного формату, надруковане на ма­теріалі підвищеної щільності;

- плакат — видання у вигляді одного чи декількох аркушів дру­кованого матеріалу встановленого формату, надруковане з одного чи з обох боків аркуша, призначене для експонування;

- поштова картка — поштове відправлення у вигляді стандарт­ного бланка, що містить відкрите письмове повідомлення;

- журнал — періодичне ви­дання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого ма­теріалу встановленого формату в обкладинці або оправі;

- газета — періодичне видан­ня у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу встановленого формату, призна­чене для широкого кола осіб, яке є джерелом письмової інформації про поточні події, пов'язані з вну­трішніми справами, міжнародними проблемами, політикою тощо;

- фонодокумент — аудіовізу­альний документ на стрічковому чи дисковому носії, який містить звукову інформацію;

- відеодокумент — аудіовізу­альний документ на стрічковому чи дисковому носії, який містить інформацію, зафіксовану за допо­могою відео-та звукозапису;

- кінодокумент — аудіові­зуальний документ на плівковому носії, що містить зафіксовані на ньому за допомогою кінематогра­фічної техніки предмети у вигляді послідовно розміщених фотогра­фічних зображень, а також може містити звукову інформацію;

- фотодокумент — аудіові­зуальний документ, що містить інформацію, зафіксовану на ньому за допомогою фотографічної тех­ніки; предмети у вигляді окремих фотозображень;

- документ на мікроформі — фотодокумент на плівковому чи іншому носієві, який для виго­товлення і використання потребує відповідного збільшення за допо­могою мікрографічної техніки;

- електронне видання — електронний документ (група електронних документів), який пройшов редакційно-видавничу обробку, призначений для розпо­всюдження в незмінному вигляді та має вихідні дані;

- безнадійна заборгова­ність — заборгованість користу­вача перед бібліотекою з докумен­тів, узятих ним у тимчасове корис­тування, щодо якої є впевненість про неповернення її боржником або за якою строк позовної дав­ності минув;

- вилучення документів із бібліотечного фонду — процес виключення зі складу бібліотечно­го фонду та зняття з обліку доку­ментів, які підлягають списанню;

- непрофільне видання —видання, яке не відповідає про­філю комплектування (тематико-типологічному плану комплекту­вання) конкретної бібліотеки;

- періодичне видання — серійне видання, що виходить через визначені проміжки часу з по­стійним для кожного року числом номерів (випусків), без повторів у змісті, однотипно оформленими, нумерованими і/або датованими випусками, під одним і тим самим заголовком;

- примірник — одиниця об­ліку бібліотечного фонду, кожна окрема одиниця документа, яка включається до складу бібліотечного фонду або вибуває з нього;

- річний комплект — одини­ця обліку газет, сукупність номерів (випусків) газети за рік, наявних у фонді бібліотеки,

 

3. Об'єкти та одиниці обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах

3.1. Об'єктами обліку бібліо­течного фонду є:

3.1.1. Видання:

— книги, брошури;

— аркушеві видання, буклети, карткові видання, плакати, пошто­ві картки;

— журнальні видання, газетні видання.

3.1.2. Аудіовізуальні доку­менти:

— фонодокументи;

— відео документи;

— кінодокументи;

— фотодокументи;

— документи на мікроформах.

3.1.3. Електронні видання.

3.2. Основними одиницями обліку всіх видів документів, які включені до бібліотечного фонду (крім газет), є назва і примірник.

3.3. Основними одиницями об­ліку газет є річний комплект газе­ти та її назва (незалежно від зміни назви видання).

3.4. Самостійні видання, об'єднані в одній оправі (конволют), обліковуються як

окремі примірники і окремі назви.

3.5. Додатки до друкованих документів (мани, атласи, табли­ці, покажчики до географічних назв, ноти, грамплатівки, плакати, оптичні диски і т. Ін.), якщо вони не мають самостійного значення, окремо не обліковуються. Вони отримують інвентарний номер основного документа.